Composition et règlements administratifs de l’OSCC

Je. La chimie clinique est définie comme l’application de concepts et de techniques chimiques à la prévention, à la détection, au diagnostic, au traitement et à la compréhension des maladies.

Ii. La Société des chimistes cliniciens de l’Ontario, ci-après appelée « la Société », est le nom de la Société.

Iii. La Société sera constituée en section provinciale de la Société canadienne des chimistes cliniciens, conformément à la résolution adoptée par les membres de la Société canadienne des chimistes cliniciens en août 1968, et son fonctionnement sera assujetti à l’article 8 des règlements administratifs de la Société canadienne des chimistes cliniciens.

Iv. La zone géographique de compétence de la Société est la province de l’Ontario. Il est entendu que toute autre section locale de la Société canadienne des chimistes cliniciens établie dans la province de l’Ontario par le Conseil de la Société canadienne des chimistes cliniciens sera également une section locale de la Société des chimistes cliniciens de l’Ontario.

v. Les membres de la Société sont signataires de ses statuts et de ses règlements administratifs et sont assujettis aux devoirs, obligations, droits et privilèges qui y sont contenus.

Vi. Les objets de la Société sont :
• d’exploiter, sans gain financier, une société scientifique et professionnelle pour l’avancement de la pratique de la chimie clinique dans la province de l’Ontario ;
• améliorer la communication entre la section locale et la Société canadienne des chimistes cliniciens ;
• d’organiser des réunions et des conférences scientifiques ;
• diffuser des informations d’intérêt professionnel ;
• encourager la mise au point et l’utilisation de procédures et d’instruments d’analyse améliorés ;
• d’établir une affiliation et/ou une liaison étroite et continue avec d’autres sociétés et groupes.

Vii. La Société s’abstiendra de tenir des réunions de nature scientifique ou autre qui entreraient en conflit avec les buts et objectifs de la Société canadienne des chimistes cliniciens.

A. Gouvernement

Je. Les règles contenues dans les « Roberts Rules of Order, Revised, » régissent les procédures de la Société dans toutes les situations où elles sont applicables, et dans lesquelles elles ne sont pas incompatibles avec les règlements administratifs de la Société ou les règles permanentes de la Société.

Ii. L’organe directeur de la Société, connu et appelé Conseil, est composé de huit (8) personnes, à savoir :
• un président dont le mandat est de deux ans et qui accède au poste de président sortant ;
• un président sortant dont le mandat est de deux ans coïncidant avec celui du président ;
• un vice-président dont le mandat est de deux ans coïncidant avec celui du président et qui accède au poste de président ;
• un trésorier dont le mandat est de trois ans, renouvelable une fois ;
• un secrétaire dont le mandat est de trois ans, renouvelable une fois ;
• Président des affaires professionnelles, dont le mandat est de deux ans, renouvelable une fois ;
• Deux (2) conseillers dont le mandat est de deux ans, renouvelable une fois

Iii. Le conseil nomme les comités permanents exigés par les règlements administratifs. Il peut également nommer les comités spéciaux ou spéciaux nécessaires à la conduite des affaires ou à la mise en œuvre des objectifs de la Société.

Iv. Le Conseil est responsable de la conduite des affaires courantes de la Société et agit à titre de comité permanent suivant : Comité des statuts, Comité des membres.

B. Finances

Je. Les fonds et les biens de la Société doivent être utilisés et utilisés pour poursuivre les objectifs de la Société, et ce, conformément aux règlements administratifs.

Ii. Aucun membre de la Société ne peut, à titre individuel, être tenu responsable d’une dette ou d’une obligation de la Société.

Iii. Le Conseil nomme les signataires autorisés qu’il juge appropriés. L’approbation (par signature, procès-verbal de la réunion du Conseil ou courriel) par au moins deux membres du Conseil est requise pour les débours de plus de cinq cents dollars.

Iv. L’exercice financier de la société commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

A. Types de membres

Je. Les membres titulaires et associés en règle de la Société canadienne des chimistes cliniciens, qui travaillent et/ou résident dans la province de l’Ontario, sont membres à part entière de la Société des chimistes cliniciens de l’Ontario.

Ii. En plus des membres titulaires, la Société peut admettre à titre de membre affilié toute personne ayant un intérêt pour la chimie clinique et résidant dans la province de l’Ontario.

Iii. Les personnes qui travaillaient dans la province de l’Ontario et qui ont reçu le titre de membre honoraire ou émérite de la Société canadienne des chimistes cliniciens sont respectivement membres honoraires ou émérites de la Société des chimistes cliniciens de l’Ontario.

B. Admission à la Société

Je. Le statut de membre à part entière sera automatiquement accordé à toute personne sur réception par le secrétaire d’un avis approprié du statut de membre à part entière ou associé du Bureau de la Société canadienne des chimistes cliniciens.

Ii. Les candidats au statut de membre affilié doivent être parrainés par deux membres, dont au moins un membre à part entière de la Société, qui ont une connaissance professionnelle du candidat. Les demandes écrites, chacune portant la signature du demandeur et celle des répondants, sont reçues par le secrétaire, qui les soumet à l’approbation du Conseil.

Iii. Nonobstant les articles 3A ii et 3B ii ci-dessus, aucun membre affilié supplémentaire ne sera élu lorsque le nombre de membres affiliés est égal ou supérieur au nombre de membres titulaires.

Iv. Le titre de membre honoraire ou émérite sera automatiquement accordé à toute personne sur réception par le secrétaire d’un avis approprié du statut de membre honoraire ou émérite, respectivement, du Bureau de la Société canadienne des chimistes cliniciens.

C. Droits et privilèges des membres

Je. Les membres à part entière de la Société ont le droit :
• proposer une candidature ;
• voter aux élections et sur les questions relatives à la Société ;
• d’exercer des fonctions électives ;
• siéger aux comités permanents de la Société ;
• de recevoir tous les envois postaux et d’accéder à tous les médias électroniques de la Société ;
• d’assister à des réunions.

Ii. Les membres affiliés de la Société jouissent de tous les droits et privilèges accordés aux membres titulaires, à l’exception du fait qu’ils ne peuvent pas voter et ne pas occuper de fonctions électives, sauf sur invitation du Conseil.

Iii. Les membres honoraires et émérites de la Société jouissent de tous les droits et privilèges accordés aux membres titulaires, à l’exception du fait qu’ils n’occupent pas de fonctions électives et qu’ils ne président pas de comités permanents.

D. Cotisations

Je. Les membres à part entière de la Société remettent au trésorier de la Société canadienne des chimistes cliniciens les cotisations annuelles qui peuvent être approuvées par les membres de l’Ontario Society of Clinical Chemists, à la suite d’une recommandation du Conseil, lors d’une assemblée générale annuelle.

Ii. Les membres affiliés de la Société remettent au trésorier de l’Ontario Society of Clinical Chemists les cotisations annuelles qui peuvent être approuvées par les membres de l’Ontario Society of Clinical Chemists, à la suite d’une recommandation du Conseil, lors d’une assemblée générale annuelle.

Iii. a) Un membre affilié doit être avisé lorsque ses cotisations sont en retard de six mois qu’à moins que les cotisations ne soient payées dans les trente jours, le nom du membre sera rayé du registre et ladite personne cessera d’être membre de la Société.
b) Nonobstant les dispositions de la section D.iii.a), le Conseil peut, pour un motif jugé suffisant, différer le paiement de cette cotisation, le membre continuant d’avoir des arriérés.
c) Toute personne qui a cessé d’être membre pour non-paiement de sa cotisation peut demander sa réadmission au sein de la Société et, à la discrétion du Conseil, payer des frais de réintégration et/ou la totalité ou une partie des arriérés.

Iv. L’année d’adhésion s’étend du 1er janvier au 31 décembre pour tous les types de membres.

E. Résiliation de l’adhésion

Je. Un membre en règle peut démissionner de la Société en envoyant une lettre de démission au secrétaire.

Je. Lors de ses réunions inaugurales annuelles, le Conseil nommera deux membres titulaires pour siéger au Comité des mises en candidature sous la présidence du président sortant. Le devoir de ce comité est de mettre en œuvre la procédure d’obtention des candidatures telle qu’elle est décrite au point 4 ii.

Ii. Le Comité des nominations dresse une liste des membres titulaires qui sont disposés à se présenter aux élections. La liste des candidatures doit contenir au moins autant de noms qu’il y a de postes à pourvoir. La liste des candidatures doit être présentée au conseil au plus tard le 1er août de l’année au cours de laquelle l’élection doit avoir lieu.

Iii. Avec l’approbation du Conseil, le secrétaire envoie par la poste ou par voie électronique à la dernière adresse connue de chaque membre en règle une liste des postes vacants et des mises en candidature à ce jour, et déclare une nouvelle période de mise en candidature d’au moins trente jours au cours de laquelle d’autres candidatures peuvent être reçues des membres.

Iv. Après la date de clôture des mises en candidature et au moins trente jours avant l’assemblée générale annuelle, le secrétaire envoie par la poste ou par voie électronique à la dernière adresse connue de chaque membre titulaire, honoraire et émérite en règle un bulletin de vote énumérant les postes vacants et une liste alphabétique des candidats pour chaque poste vacant. En même temps, le secrétaire doit déclarer une date limite pour la réception des bulletins de vote marqués qui ne doit pas être plus de sept jours et au moins trois jours avant l’assemblée annuelle.

v. Les bulletins marqués, reçus à une adresse désignée par le secrétaire avant la date de clôture des bulletins de vote, sont comptés et le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix pour chaque poste est déclaré élu à l’assemblée générale annuelle.

Vi. Le nouveau Conseil entrera en fonction immédiatement après la conclusion de l’Assemblée générale annuelle.

Vii. Le conseil peut, par résolution, nommer un remplaçant pour le reste du mandat de tout membre du conseil dont le poste devient vacant avant l’expiration de son mandat, ou il peut déclarer une vacance. En cas de vacance du poste de président sortant, le conseil peut choisir un ancien président pour combler le poste vacant, ou il peut laisser le poste vacant.

Viii. Aucun membre du Conseil ne peut occuper des postes électifs pendant plus de onze années consécutives.

A. Président et vice-président

Je. Le président préside toutes les réunions de la Société et du Conseil et est membre d’office de tous les comités, à l’exception du Comité des nominations.

Ii. Le président authentifie, au besoin, par sa signature, tous les actes et délibérations de la Société.

Iii. Le président présente chaque année au Conseil de la Société canadienne des chimistes cliniciens des rapports sur les activités et la situation financière de la Société.

Iv. Le/la Président(e) assure la liaison entre les Sociétés provinciales et nationales afin de maintenir une communication et une représentation efficaces auprès des deux Sociétés sur les questions pertinentes.

v. En cas d’absence ou d’empêchement du président, le vice-président exerce les mêmes fonctions que le président.

B. Trésorier

Je. Le trésorier est chargé de la surveillance générale des fonds de la Société. Le trésorier prépare un budget qui sera examiné et éventuellement révisé par le conseil avant l’assemblée générale annuelle et proposera le budget à la ratification de l’assemblée générale annuelle. Le trésorier recevra toutes les sommes dues à la Société, enregistrera toutes les recettes et tous les débours monétaires et soumettra un état des finances de la Société avant l’AGA.

C. Secrétaire

Je. Le secrétaire est responsable de l’enregistrement correct des procès-verbaux de toutes les assemblées générales et scientifiques de la Société, ainsi que des procès-verbaux des réunions du Conseil, et y appose le sceau corporatif de la Société. Le secrétaire doit envoyer aux membres les annonces de toutes les réunions scientifiques, s’occuper de la correspondance et s’acquitter de toutes autres tâches qui se rapportent normalement à son bureau, y compris assurer la garde du sceau corporatif et certifier tous les documents délivrés par la Société.

Ii. Le secrétaire fait tenir un registre des membres, qui contient le nom complet, l’adresse actuelle, la profession et le lieu de travail de toute personne qui est membre.

Iii. Le secrétaire reçoit et traite toutes les demandes d’adhésion ou de changement de statut de membre, et propose des listes de nouveaux membres affiliés au Conseil pour approbation.

Je. Les comités permanents sont établis par le conseil et leur président est choisi par le conseil pour les mandats que le conseil détermine. Normalement, ces comités permanents comprennent :
• Comité des nominations ;
• Commission des affaires professionnelles et des relations publiques

Ii. Les membres des comités permanents et spéciaux sont des membres titulaires, honoraires ou émérites. Les membres affiliés peuvent également siéger à des comités, avec ou sans droit de vote, à l’invitation et à la discrétion du conseil.

Iii. Les devoirs de chaque comité permanent ou spécial sont ceux qui sont implicites dans le titre du comité, ainsi que dans les autres fonctions, fonctions et intentions particulières qui peuvent être désignées par le mandat prescrit de temps à autre par le Conseil, ou qui peuvent être énoncées ou prévues dans les présentes.

Iv. Les présidents de toute commission autre que la commission des nominations recrutent des personnes pour siéger à la commission, conformément à l’article 6 ii.

v. Le président d’un comité remet au conseil, à la demande de celui-ci, un rapport écrit sur les activités du comité. Toutes ces activités sont soumises à l’approbation du Conseil. Un rapport contenant une recommandation fait l’objet d’une motion d’un membre du Conseil.

Vi. L’approbation budgétaire de tous les coûts, charges et dépenses couvrant les opérations annuelles d’un comité doit être obtenue du Conseil. Les dépenses non budgétaires doivent faire l’objet d’une approbation préalable du trésorier.

Vii. En l’absence d’un comité permanent, le Conseil exerce les responsabilités et les fonctions qui lui sont normalement déléguées.

A. Assemblée générale annuelle

Je. La Société tiendra une assemblée générale annuelle des membres titulaires, honoraires, émérites et affiliés à une date et à un endroit déterminés par le Conseil, et dont l’avis en bonne et due forme sera envoyé par la poste ou par voie électronique à la dernière adresse connue de chaque membre et affiché sur le site Web de l’OSCC au moins trente jours avant la date de cette réunion.

Ii. Quinze (15) des membres votants constituent le quorum à l’assemblée générale annuelle.

Iii. L’assemblée générale annuelle examine les rapports du président, du trésorier et les rapports de tous les comités inscrits à l’ordre du jour par le conseil et toute affaire ordinaire concernant la Société.

B. Réunions du Conseil

Je. Le Conseil se réunit normalement au moins quatre fois par an :
• Peu de temps après son entrée en fonction à la suite de l’Assemblée générale annuelle ;
• Environ 3 et 6 mois après les Assemblées Générales Annuelles ;
• Juste avant l’Assemblée Générale Annuelle.

Ii. Lors d’une réunion du conseil, le quorum est de quatre membres. Les affaires du Conseil peuvent, dans la mesure opportune, nécessaire et pratique, être traitées par voie électronique, par courrier, par téléconférence ou par téléphone, ces transactions et communications devant être examinées à la prochaine réunion ordinaire du Conseil.

Iii. Le président peut inviter les présidents des comités permanents ou d’autres observateurs sans droit de vote ou les personnes nommées à assister à l’une ou à l’ensemble des délibérations du Conseil.

Iv. Le Conseil peut se réunir à tout moment sur convocation du président, du vice-président ou du trésorier.

C. Réunions scientifiques

Je. La Société tiendra au moins une réunion scientifique chaque année, ces réunions étant organisées par le Conseil et présidées par le président.

Ii. En plus de l’ordre du jour scientifique de ces réunions, il y aura également un ordre du jour des affaires de la Société présidé par le président, aux fins de rendre compte des travaux du Conseil.

Je. Le conseil a la responsabilité générale d’étudier et de rédiger les modifications proposées aux règlements.

Ii. Toute proposition de modification des statuts peut être faite par tout membre de la Société. La proposition est faite par écrit au président qui la présente au Conseil. Le Conseil, après examen d’une telle proposition et à la suite d’une motion dûment adoptée, peut renvoyer la question à un comité spécial sur les règlements administratifs pour une étude plus approfondie et une rédaction officielle.

Iii. Chaque modification proposée aux règlements administratifs doit être distribuée aux membres pour sollicitation de commentaires au moins un mois avant la prochaine assemblée générale annuelle. Chaque modification proposée sera ensuite présentée par le conseil lors de la prochaine assemblée générale annuelle aux fins de discussion, de modification éventuelle et de vote. Si la modification proposée aux statuts reçoit un vote affirmatif des deux tiers (2/3) des membres votants, le secrétaire soumet les nouveaux statuts à l’avocat de la Société et les statuts entrent en vigueur immédiatement.

Iv. Les modifications apportées aux renvois et à la numérotation engendrées par d’autres modifications apportées aux règlements administratifs n’ont pas besoin d’être considérées comme des modifications nécessitant un vote, mais sont effectuées automatiquement.

Passé

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle de 1988 de l’Ontario Society of Clinical Chemists, tenue au Sunnybrook Medical Centre, à Toronto, le 29 novembre 1988, en présence de 43 membres.
Amendements (1) approuvés lors de l’assemblée générale annuelle de 2005 de l’Ontario Society of Clinical Chemists à Niagara-on-the-Lake, le 10 novembre 2005, avec le quorum (>25 membres) présents.
Modifications (2) approuvées lors de l’assemblée générale annuelle de 2010 de l’Ontario Society of Clinical Chemists à Toronto. Modifications (3) approuvées lors de l’assemblée générale annuelle de 2016 de l’Ontario Society of Clinical Chemists à Niagara-on-the-Lake. Modifications (4) approuvées lors de l’assemblée générale annuelle de 2017 de l’Ontario Society of Clinical Chemists à Toronto.

Nathalie Lepage, Ph.D., FCACB, FCCMG
Président

Kika Veljkovic, Ph.D., FCACB
Secrétaire-trésorier