Déplacements du Conseil de la CCSC et du CCCA

Politique du CSCC sur le remboursement des frais de déplacement

1. DIRECTIVES GÉNÉRALES
   1. Les membres de l’exécutif et les conseillers de la CCSC doivent soumettre les reçus directement à l’administration centrale à info@cscc.ca pour les dépenses de réunion admissibles.
   2. Si un membre d’un comité permanent engage des frais de déplacement au nom de la CSCC, une demande de remboursement de ces dépenses accompagnée des reçus appropriés doit être soumise au président de ce comité. Si le président approuve les dépenses, il soumettra les reçus directement au siège social à info@cscc.ca pour remboursement. Ce dernier remboursera ledit membre de ses dépenses selon les directives indiquées ci-dessous.
2. DÉPENSES ADMISSIBLES
   1. Déplacements : Comprend tous les frais de transport terrestre, ferroviaire ou aérien applicables à destination et en provenance de la résidence et de la réunion. Sont également inclus le parking de l’aéroport et tout transport terrestre nécessaire pendant la réunion, par exemple le taxi vers et depuis l’hôtel jusqu’au lieu de réunion. Les dates des réunions sont connues bien à l’avance ; Il est de la responsabilité de chaque individu de faire des réservations à l’avance afin d’assurer le tarif aérien le plus bas possible. Le montant maximal qui sera remboursé est le plein tarif économique tarifaire.
   2. Hôtel : Comprend le remboursement uniquement pour le nombre de nuits requises pour assister à cette réunion particulière. Les nuits supplémentaires avant ou après la réunion ne sont pas couvertes. Le nombre de nuits requises peut varier d’une personne à l’autre en fonction de facteurs tels que l’origine, la destination, la disponibilité des vols, les dates et heures de réunion et peut-être même la météo.
      Si un membre choisit de rester chez des amis ou des parents, un taux journalier de 30,00 $ est remboursable.
      Les frais d’hôtel ne sont pas couverts pour les membres qui vivent dans la ville où se tient l’assemblée.
   3. Repas : Comprend tous les frais raisonnables de repas pendant la réunion ou pendant le voyage, jusqu’à concurrence de 40,00 $ par jour.
   4. Kilométrage : Le kilométrage sera remboursé à un taux de 0,45 $/km.
3. RENCONTRES SPÉCIFIQUES
   1. Première réunion du conseil (membres de l’exécutif et conseillers)
      Cette réunion a lieu juste après l’assemblée générale annuelle de la CSCC qui s’est tenue pendant l’assemblée annuelle de la CSCC. Étant donné qu’on s’attend à ce que tous les membres de la haute direction et les conseillers assistent de toute façon à l’assemblée annuelle de la CCSC, aucune dépense n’est couverte pour la participation à la première réunion du conseil.
   2. Réunion d’automne (membres de l’exécutif seulement)
      Cette réunion a généralement lieu pendant une fin de semaine à l’automne. Tous les frais de déplacement, d’hôtel et de repas nécessaires décrits au point 2. ci-dessus sont remboursés.
   3. Deuxième réunion du conseil (membres de l’exécutif et conseillers)
      Cette réunion a généralement lieu au cours d’une fin de semaine (l’exécutif uniquement le vendredi soir, le conseil le samedi) pendant l’hiver. Tous les frais de déplacement, d’hôtel et de repas nécessaires, comme indiqué au point 2. ci-dessus sont couverts pour les membres de l’exécutif et les conseillers.
   4. Troisième réunion du conseil (membres de l’exécutif et conseillers)
      Cette réunion a généralement lieu pendant la fin de semaine au cours de laquelle commence l’assemblée annuelle de la CSCC (l’exécutif seulement le vendredi soir, le conseil le samedi). On s’attend à ce que tous les membres de la haute direction et les conseillers arrivent pour assister à l’assemblée annuelle de la CCSC vers midi dimanche. Par conséquent, seuls les frais d’hôtel pour le vendredi (si nécessaire) et le samedi soir sont couverts. Les frais de repas pour le vendredi (si nécessaire) et le samedi sont également couverts. Aucun frais de déplacement n’est couvert.

Politique du CCCA sur le remboursement des frais de déplacement

1. DIRECTIVES GÉNÉRALES
   1. Les membres du conseil d’administration du CCCA doivent soumettre les reçus directement au siège social pour les dépenses de réunion admissibles.
   2. Si un membre d’un comité permanent engage des frais de déplacement au nom du CCCA, une demande de remboursement de ces frais accompagnée des reçus appropriés doit être présentée au président de ce comité. Si le président approuve les dépenses, il les soumettra à l’administration centrale pour remboursement. Ce dernier remboursera ledit membre de ses dépenses selon les directives indiquées ci-dessous.
2. DÉPENSES ADMISSIBLES
   1. Déplacements : Comprend tous les frais de transport terrestre, ferroviaire ou aérien applicables à destination et en provenance de la résidence et de la réunion. Sont également inclus le parking de l’aéroport et tout transport terrestre nécessaire pendant la réunion, par exemple le taxi vers et depuis l’hôtel jusqu’au lieu de réunion. Les dates des réunions sont connues bien à l’avance ; Il est de la responsabilité de chaque individu de faire des réservations à l’avance afin d’assurer le tarif aérien le plus bas possible. Le montant maximal qui sera remboursé est de :
      • Avion : Vol plein tarif en classe économique
      • Train : Plein tarif économique
      • Voiture : indiquez le kilométrage. Les frais seront remboursés au taux gouvernemental en vigueur le jour du voyage, calculé par le comptable du CCSC.
   2. Hôtel : Comprend le remboursement uniquement pour le nombre de nuits requises pour assister à cette réunion particulière. Les nuits supplémentaires avant ou après la réunion ne sont pas couvertes. Le nombre de nuits requises peut varier d’une personne à l’autre en fonction de facteurs tels que l’origine, la destination, la disponibilité des vols, les dates et heures de réunion et peut-être même la météo.
      Les frais d’hôtel ne sont pas couverts pour les membres qui vivent dans la ville où se tient l’assemblée.
   3. Repas : Comprend tous les frais raisonnables de repas pendant la réunion ou pendant le voyage, jusqu’à concurrence de 40,00 $ par jour.
3. RENCONTRES SPÉCIFIQUES
   1. Première réunion du conseil d’administration
      Cette réunion a lieu après l’assemblée générale annuelle du CCCA qui s’est tenue dans le cadre du Congrès scientifique annuel du CCSC. Étant donné qu’on s’attend à ce que tous les membres du conseil d’administration assistent de toute façon au congrès annuel de la CSCC, aucune dépense n’est couverte pour la participation à la première réunion du conseil.
   2. Deuxième réunion du conseil d’administration
      Cette réunion a généralement lieu pendant une fin de semaine pendant l’hiver. Tous les frais de déplacement, d’hôtel et de repas nécessaires, comme indiqué au point 2. ci-dessus sont couverts pour les membres du conseil d’administration.
   3. Troisième réunion du conseil d’administration
      Cette réunion a généralement lieu le samedi précédant le début du congrès scientifique annuel du CSCC. Étant donné qu’on s’attend à ce que tous les membres du conseil d’administration assistent de toute façon au congrès annuel de la CSCC, les frais de déplacement ne sont pas couverts. Le CCCA couvrira les frais de repas et d’hébergement pour les nuitées supplémentaires requises pour les réunions d’affaires tenues avant le congrès annuel.